Le aziende gestiscono quotidianamente una quantità elevata di dati distribuiti su diversi contenitori e nei formati più disparati,

ciò comporta un’attività che presuppone il convertire i dati in informazioni attraverso supporti tecnologici adeguati.

Raccogliere, custodire, classificare, indicizzare, catalogare e distribuire in modo efficace ed efficiente dati e contenuti sia strutturati che non, va considerato un bisogno strategico.

• La crescita volumetrica degli archivi

• L’esigenza di ottimizzare gli spazi

• Il bisogno di rendere più rapida e agevole la consultazione dei documenti

• La necessità di sfruttare maggiormente la conoscenza aziendale

• L’aumento incontrollato e non valutabile dei costi di ricerca e reperimento delle informazioni

• Gli alti costi logistici, spazi sempre maggiori da dedicare all’archivio

• Gli elevati costi per la messa a norma degli stessi: introduzione delle normative sulla sicurezza degli ambienti di lavoro (D.lg.81/08), sulla protezione dei dati personali (L. 675/1996).) e sui sistemi di qualità.

L’insieme di questi elementi sta determinando un aumento della domanda di sistemi per la gestione elettronica e fisica di documenti in outsourcing.

Dopo l'aquisizione dell'immagine si passa al controllo qualità e alla rinomina del file generato, i documenti saranno aperti e visualizzati singolarmente mediante software di grafica per accertarsi della propria conformità e poi rinominati mediante codice o descrizione in base alle indicazioni concordate con il cliente.